На любом предприятии учет материалов является неотъемлемой частью документооборота. При этом в первую очередь необходимо произвести оценку запасов материалов, которые используются в течение отчетного месяца по мере использования конкретного материала (поступление на предприятие, в производство, продажу и т.д.). На каждом этапе материал должен быть оценен. В начале определяется его себестоимость, а затем материал оценивается с учетом всех завтра на его производство, реализацию и т.д.
Для успешного и быстрого ведения документооборота по учету материалов, необходимо:
- иметь ценник конкретного материала;
- систематически проводить инвентаризацию, так же контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать результаты проверок в учете;
- разработать и установить четкую систему оформления соответствующей документации.
Наиболее распространенные формы документов по учету материалов:
- Форма М-4. Приходный ордер материалов
- Форма М-8. Лимитно-заборная карта
- Форма М-2. Доверенность на получение материальных ценностей
- Форма М-2а. Доверенность на получение материальных ценностей
- Форма М-7. Акт о приемке материалов
- Форма М-17. Карточка учета материалов
- Форма М-35. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
- Форма М-11. Требование-накладная
- Форма М-15. Накладная на отпуск материалов на сторону
Следует иметь в виду, что для удобства оформления материалов, следует использовать номенклатурные номера, присвоенные каждому виду материалов отдельно. Так, при выписке документов по движения материалов следует указывать не только его наименование, но и присвоенный номер, что позволит избежать ошибок при учете материалов.