Оформление приказа – мера, необходимая для завершения работы над приказом любого назначения. От правильности оформления данного распорядительного документа зависит своевременность и корректность донесения руководителем или другим уполномоченным лицом важной информации до сотрудников организации.
В целом оформление приказа подразумевает собой проставление определенных важных реквизитов на официальном бланке предприятия или обычном листе стандартного формата А4. Важными реквизитами являются:
- эмблема организации (для государственных организаций - герб);
- код организации, согласно ОКПО;
- код документа, согласно ОКУД;
- название организации, согласно учредительным документам;
- название документа, а именно «Приказ»;
- место издания данного документа;
- непосредственно текст документа;
- ссылка о возможных приложениях;
- ФИО исполнителя документа и указание его телефонного номера.
Далее приказ следует согласовать с уполномоченными на то лицами: со всеми руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером и юристом.
Перед подписанием приказа руководителем, документ необходимо передать в службу документационного обеспечения управления, для проверки правильности его составления. В случае, если документ требует каких-либо корректировок – документ снова передается руководителю предприятия и тот вносит изменения.
Если приказ содержит какую-либо коммерческую тайну, на документе следует проставить реквизит «гриф ограничения доступа к документу».
Завершающим этапом оформления приказа является его регистрация. Этим занимаются сотрудники службы документационного обеспечения управления. Для этого на документе проставляется индекс и текущая дата. Регистрация необходима для сохранности документов, их учета и контроля.
В дальнейшем приказ проходит еще несколько стадий, которые могут изменяться в зависимости от дальнейшей цели документа. К ним относятся: снятие копий с документа, рассылка приказа лицам, которым необходимо ознакомиться с данным документом; проверка и регулирование исполнения документа, изменение сроков исполнения документа и др.
Приказ является неотъемлемой частью делопроизводства на любом предприятии или его структурном подразделении. С его помощью руководитель может информировать сотрудников о важных решениях и событиях на предприятии. Поэтому правильное и безошибочное оформление приказа является обязательной мерой.