Журнал-ордер –документ, имеющий шахматную форму, удобную для внесения записей по дебетуемому и кредитуемому счетам. Журналы построены таким образом, что при регистрации кредитовых оборотов по любому из балансовых счетов, происходит корреспонденция с дебетуемыми счетами. Основанием для внесения записей являются данные первичных документов, выписок банка, отчетов материально-ответственных лиц и т.д.
Журналы-ордера должны быть подписаны главным бухгалтером организации или же его заместителем. Месячные итоги данных журналов переносятся в Главную книгу по отдельным счетам. Об этом в журнале - ордере ставится соответствующая отметка, а так же проставляется подпись лица, которое произвело запись в Главную книгу. До внесения данных в Главную книгу исправления в журналах допускаются: ошибочная запись перечеркивается, а правильные данные записываются над зачеркнутыми. После отображения записей в Главной книге никакие исправления не допускаются.
Предусмотрено 10 типовых форм бланков журналов – ордеров:
- Журнал-ордер № 1
- Журнал-ордер № 2
- Журнал-ордер № 3
- Журнал-ордер № 4
- Журнал-ордер № 5
- Журнал-ордер № 6
- Журнал-ордер № 7
- Журнал-ордер № 8
- Журнал-ордер № 9
- Журнал-ордер № 10
Все журналы- ордера, представленные за отчетный период, в обязательном порядке должны быть подшиты в папку, соблюдая при этом их нумерацию. Следует иметь в виду, что хранятся журналы - ордера отдельно от первичных документов.