Деловое письмо

Деловое письмо – документ, оформление которого необходимо при написании любой важной информации одного лица (юридического или физического) другому лицу (контрагенту). С помощью деловых писем решаются важные вопросы относительно внутренних дел той или иной организации или частного лица.

Деловое письмо в обязательном порядке должно быть составлено на фирменном бланке предприятия. Данный документ, независимо от его содержания, должен иметь регистрационный номер, который проставляется уполномоченным работников кадровой службы. Таким образом, ответ на данное деловое письмо должен содержать тот же регистрационный номер (для удобства хранения писем), помимо своего собственного номера.

Чаще всего на фирменном бланке так же содержится логотип организации.

Обязательными реквизитами, содержащимися в шапке письме, должны быть:

название организации, согласно учредительным документам;
адрес организации (физический);
электронный адрес организации;
контактный телефон/факс.

Деловое письмо должно быть написано одним шрифтом, исключая выделения (подчеркивания, курсив и жирный шрифт). Как правило, используют стандартные шрифт написания (размер – 12). Если же деловое письмо предполагает собой поздравление с каким-либо событием, то можно некоторые фразы выделить другим шрифтом, для эффекта привлечения внимания.

Нумерация страниц тоже важна. Это касается деловых писем, количество страниц которых превышает одну. Таким образом, если в тексте письма есть ссылки на какие-либо пункты или положения, то их легко найти, указав при этом и страницу документа, на котором данные пункты отображены. Как правило, нумерация страниц проставляется в нижнем правом углу страницы.

Каждое деловое письмо должно содержать информацию об исполнителе. Этим человеком является лицо, ответственное за решение конкретного вопроса, поставленного организацией-отправителем. Информация о нем должна содержать: фамилию, имя и отчество, должность, которую данное лицо занимает в компании и номера его контактных телефонов. По возможности можно указать адрес электронной почты ответственного лица.

Деловое письмо может дополняться приложениями разного характера. Их упоминание отображается в письме. Сами же документы прикрепляются к деловому письму. Приложения могут состоять как из одного документа, так и из пакета документов.