Объяснительная записка

Объяснительная записка имеет статус документа, который указывает факт нарушения технологической или трудовой дисциплины, причину ненадлежащего исполнения или отказа от исполнения и адресуется всегда вышестоящему руководству. Объяснительная может носить также сопровождающий характер и прикрепляется к определенному виду документа (план, отчет). Несет содержательное пояснение конкретных положений основного документа и заполняется на титульном (фирменном) бланке предприятия.

Если объяснительная записка повествует об определенном свершившемся действии или складывающейся ситуации, то такого рода документ оформляется на обычном бумажном формате. Если записка носит горизонтальный характер отправки, то в данной ситуации оформляется служебная записка.

В любом из случаев составления объяснительной записки должны присутствовать обязательные реквизиты:

• юридическое название организации;
• конкретный адресат записки, т.е. ФИО вышестоящего должностного лица;
• непосредственно название документа - «Объяснительная записка";
• заглавие к тексту объяснения («Касательно …», «О …»);
• сам пояснительный текст;
• ФИО и должность составителя, подпись и дата.

Структура текста объяснительной содержит две части: фактическая и причинно-следственная. Где фактическая часть констатирует непосредственно сам факт, в результате которого и написан данный документ. Причинно-следственная часть записки указывает причину нарушения и объясняет сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка может, составляется в следующих случаях:

• в результате проведенной инвентаризации (ревизии) и выявление недостачи денежных средств в кассе организации или материальных ценностей на складе;
• за отсутствие на рабочем месте в течение определенного промежутка времени или опоздание.
• внесение уточненных корректировочных данных в бухгалтерские или налоговые регистры отчетности организации.

По необходимому перечню реквизитов объяснительная записка является аналогом служебной записки. Если необходимо поставить в известность руководство организации о ситуациях, непосредственно касающихся основных рабочих моментов деятельности организации оформляются докладные записки. Отличительной особенностью докладной записки является отсутствие логической части текста, которая предполагает выводы и предложения.