Официальное письмо

Официальное письмо – вид документа, составленный одной организацией, и содержащий в себе различную важную информацию, интересующую организацию-адресата.

Посредством официальных писем ведутся, к примеру, преддоговорные переговоры между организациями или высказываются имеющиеся претензии. К тому же письма могут сопровождать некоторые материальные ценности, транспортируемые на разные расстояния.

Официальные письма, как правило, пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать Госстандарту. Чаще всего, бланк данного вида документа представляет собой лист бумаги с уже нанесенными постоянными элементами. Лицу, заполняющему письмо, лишь следует внести необходимые реквизиты в готовый бланк письма. Но не на всех предприятиях используется такая унифицированная форма написания официального письма, удобная в применении. В таком случае, письмо следует писать на официальном бланке организации.

Установлен так же комплекс реквизитов, используемых для написания данного вида документа:

Для государственных учреждений – государственный герб;
Логотип организации;
Код документа;
Полное наименование организации, согласно учредительным документам;
Юридический и почтовый адрес, а так же номера телефонов/факса;
Банковские реквизиты;
Дата документа (дата момента подписания документа);
Адресат (название организации, структурное подразделение, название должности и ФИО);
Непосредственно текст официального письма;
Подпись лица, составившего письмо, а так же печать (если таковая имеется).

Официальное письмо – единственный вид деловых документов, при написании которого не указывается название самого документа.

Если к официальному письму так же прилагаются какие-либо важные документы, то в левом нижнем углу письма следует сделать пометку «Приложение». Под данной пометкой не должна производиться никакая запись.

Необходимо быть предельно внимательным при написании текста официального письма. Стиль документа должен быть официально-деловой. Предложения не должны включать в себя сложные обороты и не понятные слова и термины. Не допускаются так же орфографические и пунктуационные ошибки.

Следует помнить, что официальное письмо – это документ, на который, в случае споров и разногласий можно ссылаться. Поэтому письмо должно быть составлено своевременно и обязательно правильно.