Письмо-претензия

Письмо-претензия – документ, являющийся разновидностью коммерческого письма, в котором содержится информация о предъявляемых претензиях относительно качества товара или выполненной услуги.

Главной целью претензионного письма (рекламации) является попытка взыскать убытки, понесенные в результате нарушений условий, указанных в договоре поставки конкретного товара.

Данный документ не имеет унифицированной формы, установленной Российской Федерацией. В связи с этим, претензия составляется в письменной форме, как правило, на фирменном бланке предприятия или стандартном листе формата А4.

Независимо от содержания, письмо-претензия должно содержать в себе обязательные реквизиты и информацию:

Заголовок к тексту, в котором отображается ссылка на договор, по которому составлено данное письмо-претензия.
Полное название организации, согласно учредительным документам, в которую направляется претензионное письмо.
Точный адрес нахождения организации.
Основание, послужившее для составления данной претензии (ссылка на официальные документы, такие как договор поставки или гарантийное письмо).
Предмет предъявляемой претензии, т.е. что именно нарушено (качество, условие поставки, недопоставка товара и др.).
Доказательство нарушений (ссылки на подтверждающие документы).
Перечень конкретных требований, которые выдвигает составитель письма-претензии. К ним чаще всего относятся:

замена испорченного или бракованного товара;
уценка товара (денежное выражение уценки должно быть согласованно обеими сторонами);
непосредственное возмещение убытков;
расторжение договора и др.

Направлять письмо-претензию следует заказным письмом, желательно с уведомлением о вручении. К письму необходимо прилагать копии всех документов, которые подтверждают обоснованность предъявляемой претензии. Как правило, к таким документам относятся: акт экспертизы товара, рекламационный акт, акт несоответствия товара по качеству, а так же количеству, транспортные документы и др. Ссылка о приложенных документах должна быть прописана в тексте письма-претензии.

Во избежание разбирательств и составления писем-претензий можно воспользоваться составлением вспомогательного документа, который поможет защитить обе заинтересованные стороны от недоразумений, связанных с выполнением своих прямых обязательств. Таким письмом является гарантийное письмо об оплате.

Для надлежащего составления такого документа следует воспользоваться образцом гарантийного письма об оплате. Благодаря этому внесение всех необходимых реквизитов и соответствующей информации исключает допущение ошибок. Благодаря этому документу риск недоразумений, связанных с оплатой товаром заметно снижается. Таким образом, экономится и время и деньги, как поставщика, так и покупателя.

В практике написания письма-претензии нет четких правил его составления. Текст данного письма зависит от конкретных ситуаций, содержания самой претензии, а так же от требований, которые одна сторона предъявляет по отношению к другой.