Письмо-просьба

Письмо-просьба – документ, который является одним из видов деловой переписки и составляется в виде обращения одного лица к другому. Данный вид документа может быть адресован как конкретному лицу, так и организации в целом.

Специализированной формы данного письма не существует. В связи с этим, данный вид документа составляется в произвольной форме на фирменном бланке предприятия. Целесообразно избегать профессиональных терминов и сложноподчиненных предложений. Текст письма-просьбы должен быть простым и доступным для любого человека, независимо от его профессии или ранга. Необходимым условием при написании данного вида письма является использование всех реквизитов:

• дата составления документа;
• регистрационный номер делового письма, который присваивается документу работником отдела кадров;
• должность лица, который составил данный документ, его фамилия, имя и отчество;
• название документа;
• текст документа, полностью отображающий суть возможной проблемы и просьбы;
• подпись лица, составившего данный документ.

В данном письме необходимо объяснить, чем именно данная организация (данное лицо) может помочь составителю документа, почему было решено обратиться с просьбой именно к данной организации, а так же какие цели он преследует.

Чаще всего, в одном письме может быть собрано несколько просьб, которые необходимо принять к рассмотрению и удовлетворить. Данная форма делового письма значительно снижает затраты времени как адресата, так и отправителя, а так же сокращает объем документооборота на предприятии.

Письмо-просьба должно содержать в себе характерные фразы и словосочетания. К ним, как правило, относятся: «Просим Вас принять к рассмотрению данную просьбу», «Надеемся на дальнейшее с Вами сотрудничество», «Надеемся на положительный результат», «Просим Вас оказать помощь». В целом данный документ должен выражать не только конкретную просьбу, но и надежду на плодотворное сотрудничество.

Письмо-просьба не требует обязательного ответа, но, как и любой вид деловой переписки предполагает оглашения какого-либо решения. Решение может быть объявлено как в телефонной форме, с глазу на глаз либо ответным письмом. Письмо может быть отказ на отправленную ранее просьбу или же другой текст, содержание которого предполагает положительный ответ на просьбу.