Письмо - запрос
Письмо - запрос – документ, который является одним из видов деловой переписки на предприятии. Данный документ содержит в себе текст просьбы на получение каких-либо документов или иных официальных сведений.
Данный вид делового письма не предполагает специализированной формы составления. В связи с этим его обычно оформляют на фирменном бланке предприятия или листе стандартного формата А4. Составляется письмо в произвольной форме в письменном или же электронном виде.
Необходимым элементом данного письма является обоснование необходимости его написания. Поэтому текст документа должен выражать конкретную просьбу и ее причины. При этом целесообразно указать ссылки на законы и иные нормативные и правовые акты, подтверждающие факт права запрашивать те или иные официальные документы. В противном случае, на данное письмо-запрос может последовать отказ.
В целом, письмо-запрос содержит в себе реквизиты, которые используют при составлении обычного делового письма, а именно:
- информация об отправителе: наименование организации, должность и фамилия, имя, отчество лица, непосредственно отправившего запрос;
- информация о получателе: название организации, а так же фамилия, имя, отчество должностного лица, которое имеет право предоставлять требуемые документы (как правило, письмо-запрос составляется на имя руководителя предприятия);
- дата составления документа;
- регистрационный (исходящий) номер документа;
- наименование документа;
- текст письма, отображающий суть просьбы;
- подпись лица, отправившего письмо, а так же указание его должности и инициалов.
В данном документе целесообразно выразить надежду на дальнейшее сотрудничество с данным предприятием, а так же заранее выразить благодарность за помощь в предоставлении необходимой информации и требуемых документов.
Как одним из вариантов ответа на такое письмо может стать благодарственное письмо. Здесь следует иметь в виду, что как таковым ответом на письмо-запрос данное письмо считать не стоит, так как по сути не раскрывает основных просьб, упомянутых в письме-запросе.
Благодарственное письмо можно считать просто жестом этикета, хорошего тона и соответственно его составление не является обязательной мерой. Тем не менее, если отправитель все же хочет написать такое письмо, ему следует воспользоваться образцом благодарственного письма, включая в текст документа все соответствующие словесные обороты, выражающие признательность к адресату.
В случае составления письма-запроса в письменном виде его необходимо отправить почтовым письмом, желательно с удостоверением о получении. Так же можно воспользоваться факсом предприятия. Если же письмо было составлено в электронном виде, целесообразно отправить его посредством электронной почты. Данный вид деловой переписки предполагает письмо-ответ, в котором будет содержаться или отказ на ранее высказанную просьбу или же положительный ответ с предоставлением всех необходимых документов.